โดย ซามีร์ ซายิด กรรมการผู้จัดการ ประจำภูมิภาคอาเซียน เกาหลี ตลาดเกิดใหม่ และปากีสถาน ธุรกิจโซลูชันการทำงานแบบไฮบริด HP
การทำงานแบบไฮบริด คือรูปแบบการทำงานที่เกิดขึ้นหลังวิกฤต COVID-19 แต่มันกลายเป็นความปกติใหม่ที่หลายบริษัทเริ่มปรับใช้ในการทำงานแบบปกติมากขึ้น และก็เริ่มมีคนทำงานหลายคนเริ่มรู้สึกว่ารูปแบบการทำงานแบบนี้ควรคิดถึงมารยาทในการทำงานร่วมกันมากขึ้น เช่นเดียวกับการนั่งทำงานอยู่ในออฟฟิศเหมือนวันวาน
องค์กรจำนวนมากขึ้นกำลังวางแผนให้พนักงานจำนวนมากกลับมาที่สำนักงาน ขณะเดียวกัน มีหลายองค์กรมอบทางเลือกอันยืดหยุ่นแก่พนักงาน เปิดให้สามารถเลือกสถานที่และวิธีทำงานได้ จากรายงานของ Center for Creative Leadership แสดงให้เห็นว่าก่อนเกิดโรคระบาดโควิด 19 นั้น องค์กรจำนวนกว่าครึ่งในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิคคาดหวังให้พนักงานปฏิบัติงานในสำนักงานเต็มเวลา
ซึ่งในปัจจุบันตัวเลขนั้นลดลงเหลือเพียง 13 เปอร์เซ็นต์เท่านั้น รายงานฉบับเดียวกันนี้ยังได้อ้างถึงคุณเอลิซ่า มัลลิส กรรมการผู้จัดการและรองประธานประจำภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกของ Center for Creative Leadership ผู้กล่าวว่าพนักงานเต็มใจที่จะได้รับค่าจ้างน้อยลง 20 เปอร์เซ็นต์หากสามารถปฏิบัติงานจากทางไกลได้ แสดงให้เห็นได้อย่างชัดว่า รูปแบบการทำงานสมัยใหม่จะเป็นแบบไฮบริด ที่ผสมทำงานทั้งที่สำนักงานและจากทางไกล
เมื่ออยู่ในสำนักงาน เราเห็นบรรทัดฐานทางสังคมและค่านิยมทางวัฒนธรรมในองค์กรได้ค่อนข้างง่ายด้วยทางวาจาหรือการสังเกต อย่างไรก็ตาม สำหรับการทำงานแบบไฮบริด การสร้างมารยาททางธุรกิจจะซับซ้อนกว่าเล็กน้อย เนื่องจากต้องสื่อสารกับทีมที่ไม่ได้ทำงานที่สำนักงานให้เข้าใจในเรื่องมารยาทและระเบียบปฏิบัติให้ชัดเจนยิ่งขึ้น เพื่อให้ทุกคนสามารถรับทราบข้อควรปฏิบัติเดียวกัน เพื่อให้เกิดการมีส่วนร่วมและมีประสบการณ์ที่เท่าเทียมกันตลอดการประชุม ซึ่งทำงานยุคใหม่นี้เน้นการติดต่อสื่อสารทำงานทางออนไลน์เป็นหลัก แล้วพนักงานควรปฏิบัติตัวอย่างไร?
Poly ร่วมมือกับ Debrett’s องค์กรที่มีชื่อเสียงด้านมารยาทสมัยใหม่ จัดทำคำแนะนำสำหรับมารยาทสากลที่สำคัญๆ สำหรับการทำงานแบบไฮบริดผสมผสาน ไม่ว่าที่บ้านหรือที่ทำงาน ซึ่งมีประเด็นสำคัญ ดังนี้
Hybrid Working ก็ต้องแต่งตัว Smart เหมาะสม ไม่ว่าจะประชุมแบบเสมือนหรือแบบจริง
เมื่อทำงานจากที่บ้าน พนักงานมักเลือกที่จะสวมเสื้อผ้าที่สบาย แม้ว่าการสวมชุดกีฬาหรือชุดนอนจะช่วยคุณประหยัดเวลาและสะดวก แต่เสื้อผ้าที่ใส่ระหว่างทำงานก็ส่งผลทางจิตใจและต่อประสิทธิภาพการทำงานเช่นกัน
ดังนั้น ในขณะที่ทำงานที่บ้าน ควรแต่งตัวให้เหมือนกับว่า ผู้เข้าประชุมจะเห็นคุณได้จากกล้องตั้งแต่ศีรษะจรดเท้า คุณควรใส่ใจกับสีและลวดลายของเสื้อผ้าที่ใส่ขณะอยู่หน้ากล้อง เช่น ควรใส่เสื้อผ้าสีกลางๆ และไม่ใส่ชุดที่มีลายเป็นทางหรือแบบที่สะท้อนแสงรบกวนการประชุมหรือชุดที่ดูเป็นชุดกีฬา ที่สำคัญที่สุด เมื่อเวลาที่คุณต้องเข้าไปในสำนักงาน โปรดจำไว้ว่าสาธารณชนจะเห็นบุคลิกของคุณ จึงควรพยายามทำตัวให้ดูเป็นมืออาชีพและแต่งกายให้เหมาะสมกับสถานการณ์ทุกครั้ง
หากคุณทำงานจากที่บ้าน ควรจัดระเบียบห้องประชุมที่ช่วยให้ผู้ร่วมประชุมสนใจที่คุณเท่านั้น พื้นฉากด้านหลังของคุณควรเป็นธรรมชาติจะดีที่สุด ไม่ควรเห็นกองเสื้อผ้าที่ไม่มีระเบียบและชั้นหนังสือที่รก ถ้าเป็นไปได้ พยายามปิดเสียงรบกวนจากเด็กหรือสัตว์เลี้ยงที่ส่งเสียงดังโดยหาห้องที่ห่างจากคนอื่นๆ ในบ้าน และในกรณีที่ประชุมจากที่สำนักงาน จำเป็นต้องหาห้องประชุมที่เงียบเมื่อเชื่อมโยงสัญญาณการประชุม แต่ถ้าหากคุณจำเป็นต้องใช้พื้นที่ส่วนกลาง ให้เบลอพื้นด้านหลังของคุณ
Hybrid Working ต้องจัดเวลาทำงานที่เหมาะสมใน 24 ชั่วโมง
การทำงานแบบไฮบริดทำให้คุณมีเวลาเหลือเฟือในการวางแผนตารางเวลาของตนเอง ซึ่งอาจหรือไม่สอดคล้องกับวันและเวลาทำงานที่เคยปฏิบัติมาก็ได้ ถึงแม้ว่าเรากำลังพูดถึงความยืดหยุ่นและการที่พนักงานทำงานที่บ้านไม่ได้หมายความว่าคุณจะทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน
ทั้งนี้ เพื่อหลีกเลี่ยงการถูกเรียกหาทั้งกลางวันและกลางคืนในวิธีการทำงานแบบไฮบริดนี้ คุณควรแจ้งให้ทุกคนทราบถึงเวลาทำงานของคุณโดยใช้การแจ้งเตือนว่า ‘ไม่อยู่ที่สำนักงาน’ (Out-of-office notifications) รวมถึงควรบล็อกช่องในปฏิทินการทำงานของคุณ หรือให้คำอธิบายถึงเวลาทำงานปกติและหมายเลขติดต่อไว้ที่ส่วนท้ายอีเมลของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดเวลาการประชุมประจำต่างๆ เพื่อติดตามการทำงานกับผู้ร่วมทีมที่ทำงานจากทางไกลไว้ล่วงหน้า เพื่อให้ทีมงานรู้สึกมีส่วนร่วมในการตัดสินใจและการทำงานแบบไฮบริดไม่ใช่อุปสรรคในความก้าวหน้าทางการงาน
การสร้างความประทับใจยังเป็นสิ่งสำคัญ
ในทุกการประชุม การตรงต่อเวลาเป็นสัญญาณของความเคารพที่ให้ความรู้สึกว่าคุณมีการเตรียมตัวมาอย่างดี จึงควรใช้มารยาทเดียวกันนี้กับการประชุมออนไลน์ สิ่งสำคัญคือต้องเริ่มล็อคอินเข้าประชุมให้ตรงเวลาในการประชุมเสมือนทุกครั้ง และอย่าปล่อยให้เพื่อนร่วมงานนั่งคอยเพื่อดูว่าคุณจะมาประชุมหรือไม่ หากคุณกำลังจะไปสาย ให้ส่งคำอธิบายสั้นๆ ให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบทันที
สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือ ให้ใช้ภาษากายในปริมาณที่เหมาะสมเพื่อสร้างความประทับใจ เช่น การสบตาขณะที่พูดกับกล้อง พยักหน้ากับผู้พูดเมื่อคุณเห็นด้วยกับสิ่งที่กำลังพูดถึงอยู่ แม้กระทั่งการนั่งตัวตรง การยิ้มเมื่อคุณพูด จะสามารถช่วยให้คุณสร้างความมีส่วนร่วมกับผู้อื่นในการประชุมนั้น
การเปิดกล้องวิดีโอระหว่างการประชุมเป็นสิ่งที่ดี เนื่องจากจะเป็นโอกาสให้สร้างความเข้าใจผู้อื่นในการประชุมมากขึ้นและให้ผู้ร่วมประชุมเห็นภาษากายของคุณได้ชัดเจนขึ้น อย่างไรก็ตาม คุณอาจจะมีเหตุผลที่ดีที่จะไม่เปิดกล้องวิดีโอ (เช่น คุณอาจจะ กำลังจัดการกับปัญหาอื่นอยู่ระหว่างประชุม หรือคุณอาจป่วยหรือกำลังเดินทาง) ซึ่งคุณควรอธิบายตั้งแต่เริ่มแรก
จริงจังกับอาการเจ็บป่วยมากขึ้น
โควิดสอนให้เราจริงจังกับการรักษาอาการเจ็บป่วยและโรคภัยมากขึ้น จงอย่าพยายามเข้าไปทำงานที่สำนักงานหากคุณมีอาการไอ เป็นหวัด หรือเป็นโรคติดต่อใดๆ ทั้งนี้ ไม่มีใครจะปรบมือให้กับความอดทนต่ออาการป่วยของคุณ คุณจำเป็นต้องทำงานจากที่บ้านหรือลาป่วย หากรู้สึกไม่สบาย พนักงานจะปฏิบัติงานได้อย่างประสิทธิภาพมากขึ้นในขณะที่มีสุขภาพที่ดี
ด้วยการฝึกมารยาทในการทำงานแบบไฮบริดที่ดีและความพยายามสร้างการประชุมให้ความรู้สึกที่เป็นธรรมชาติมากขึ้นจะช่วยสร้างประสบการณ์การประชุมที่เท่าเทียมกันมากขึ้นสำหรับทั้งผู้ที่อยู่ในสำนักงานหรือผู้ที่เชื่อมต่อเข้ามาจากที่บ้าน และช่วยสร้างความมั่นใจว่าพนักงานจำนวนมากขึ้นที่กำลังกระจายตัวทำงานในจุดต่างๆ จะยังคงมุ่งปฏิบัติงานอย่างแข็งขันและให้ประสิทธิผลในระยะยาวอีกด้วย
Remark : Hybrid Working คืออะไร
คือ รูปแบบการทำงานที่พนักงานสามารถเลือกทำงานได้ทั้งจากออฟฟิศ บ้าน Satelllite Office หรือจากที่ไหนก็ได้ (Remote Working) แทนที่การทำงานจะอยู่ในออฟฟิศเพียงแห่งเดียวเหมือนเมื่อก่อน เพื่อให้อิสระกับพนักงานได้มีทางเลือกในการทำงานมากขึ้น และเกิด Productivity สูงที่สุดภายใต้ นโยบาย Flexible Working Policy
หลังการเกิดการระบาด COVID-19 พนักงานทุกคนถูกบังคับให้ทำงานจากที่บ้าน เหลือเพียงคนที่จำเป็นต้องทำงานหลักในออฟฟิศ ซึ่งพิสูจน์ให้หลายองค์กรเห็นภาพมากยิ่งขึ้นว่า แผนกใดสามารถทำงานแบบ Remote Working ได้ หรือแผนกใดสามารถทำงานจากที่บ้านในบางวัน
ซึ่งการทำงานจากที่บ้าน (Work From Home) นั้นก็มีข้อดีอยู่หลายส่วน หลายองค์กรจึงหันมาพิจารณาปรับรูปแบบ Hybrid Working มากยิ่งขึ้น โดยดึงจุดเด่นของทั้งการทำงานจากที่บ้านและออฟฟิศเข้าด้วยกันออฟฟิศจะกลายเป็นสถานที่สำคัญสำหรับการทำงานร่วมกัน การประชุมร่วมกันระหว่างแผนก หรือการวางแผนงานต่างๆที่ต้องการไอเดียที่หลากหลาย เป็นต้น
องค์กรต่างๆ ได้เริ่มวางแผนกลยุทธ์ทั้งในระยะสั้น อย่างเช่น การวางแผนในการกลับเข้ามาทำงาน (Return to Work) และสำหรับระยะยาวที่ตอบสนองความต้องการของพนักงานและสอดคล้องกับสถานการณ์ในปัจจุบัน
สำหรับท่านผู้อ่านที่ติดตาม ข่าวสาร และ บทความ ทางด้านความก้าวหน้า เปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี สามารถติดตามอ่านเพิ่มเติมได้ ที่นี่
