โลกการทำงานที่เปลี่ยนไป Hybrid working คือแนวคิดการปรับสถานที่การทำงานใน Working Style และการปฏิบัติหลังวิกฤตโรคระบาดเริ่มคลี่คลาย องค์กรต้องมองหาวิธีรองรับการกลับเข้าออฟฟิศครั้งใหม่ให้ราบรื่นที่สุด
การทำงานไม่ได้หมายถึงแค่สถานที่อีกต่อไป แต่หมายถึงสิ่งที่พนักงานขององค์กรปฏิบัติและสไตล์การทำงานเป็นอย่างไร ในปัจจุบัน โลกแห่งการทำงานเปลี่ยนได้ไปเป็นลักษณะการทำงานแบบไฮบริด ที่พนักงานชื่นชอบเนื่องจากเป็นการทำงานได้ทั้งที่สำนักงานและที่ใดก็ได้ องค์กรจึงจำเป็นต้องหาวิธีรองรับในการที่พนักงานกลับมาทำงานที่สำนักงานหลังวิกฤติไวรัสร้ายคลี่คลาย
Poly เชื่อว่าสูตรสำเร็จสำหรับโลกของการทำงานยุคใหม่ในระยะยาว จะเริ่มต้นด้วยส่วนผสมหลัก 3 ประการ ได้แก่:
- พนักงาน อันเป็นทรัพย์สินที่สำคัญที่สุดขององค์กร
- องค์กรควรกำหนดความต้องการและสไตล์รูปแบบการทำงานของพนักงานส่วนใหญ่ เพื่อเลือกใช้โซลูชันเทคโนโลยีที่เหมาะสม ซึ่งจะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพและให้ประสิทธิผลในสถานที่พื้นที่ต่างๆ กัน ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม
- หลังจากที่องค์กรทำความเข้าใจกับสไตล์รูปแบบการทำงานของพนักงานส่วนใหญ่แล้ว องค์กรจะสามารถออกแบบพื้นที่ในสำนักงานสำหรับการทำงานเพื่อสร้างประสบการณ์ที่ดีขึ้นเมื่อพนักงานทำงานในพื้นที่ต่างๆ โดยขจัดอุปสรรค และหาหนทางสร้างการทำงานร่วมกันที่ราบรื่นระหว่างสำนักงาน กับที่บ้าน และพื้นที่ทั่วทั้งสำนักงานหรือที่ใดก็ได้ในระหว่างการทำงานนั้น ซึ่งช่วยให้เกิดผลงานใหม่ๆ นวัตกรรมใหม่ๆ ขึ้นได้
Hybrid working แนวคิดผสมผสานในการทำงานยุคใหม่
แนวทางการทำงานที่ให้ความสำคัญกับบุคคลผู้ทำงาน (People-focused approach) จะก้าวข้ามเรื่องของสถานที่ทำงานไปอย่างสิ้นเชิง แต่จะพยายามทำความเข้าใจในพนักงานผู้ที่ลงมือปฏิบัติงาน ทั้งนี้ โพลีได้ศึกษาวิวัฒนาการของรูปแบบการทำงานมาเกือบทศวรรษแล้ว และได้ระบุรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกัน 6 รูปแบบ ซึ่งมักเรียกกันว่ากลุ่มบุคคลในที่ทำงาน (Workplace personas) ได้แก่
- Connected executive (ผู้บริหารที่มีการเชื่อมต่อกับที่ทำงานอยู่เสมอ)
- Road warrior (กลุ่มพนักงานที่ปฏิบัติงานนอกสำนักงานตลอดเวลา)
- Flexible worker (พนักงานที่ปฏิบัติงานทั้งในและนอกสำนักงาน)
- Remote collaborator (กลุ่มพนักงานที่ทำงานสนับสนุนอยู่นอกสำนักงานหรือที่บ้าน)
- Office collaborator (กลุ่มพนักงานที่ทำงานร่วมกันในสำนักงานตลอดเวลา) และ
- Office communicator (กลุ่มที่ทำงานที่โต๊ะทำงานตลอดเวลา คุ้นชินกับอุปกรณ์สื่อสารแบบเดิมๆ ในสำนักงาน) องค์กรทั่วไป 97% มีกลุ่มบุคคลในที่ทำงานในลักษณะแบบนี้
โดยกลุ่มบุคคลในที่ทำงาน (Workplace personas) แต่ละแบบนี้มีลักษณะเฉพาะที่แตกต่างกัน มีปัญหาในการทำงานต่างกัน และมีความนิยมในรูปแบบการสื่อสารต่างกัน ซึ่งองค์กรมีความจำเป็นต้องทำความเข้าใจในความแตกต่างเหล่านั้น และจับคู่รูปแบบการทำงานและพฤติกรรมของพนักงาน ให้เข้ากับอุปกรณ์และเทคโนโลยีที่เหมาะสมกันมากขึ้น อันเป็นการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรในท้ายที่สุด
“องค์กรที่จะประสบความสำเร็จในโลกที่มีการทำงานแบบใหม่นี้ ก่อนอื่น องค์กรต้องเข้าใจถึงวิธีที่พนักงานของตนเองทำงานได้ดีที่สุด ออกแบบจัดสรรพื้นที่การทำงานใหม่ เพื่อให้กลุ่มพนักงานได้ใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด อาจจำเป็นต้องขยายพื้นที่ออกไปในรูปแบบต่างๆ อาทิ ห้องประชุมเล้กที่เรียกว่า Focus Room รวมถึงอาจต้องลงทุนในเทคโนโลยีทั้งด้านออดโอและวิดีโอที่จะให้ประสบการณ์การทำงานที่ราบรื่น ยืดหยุ่น และสร้างความเท่าเทียมในการประชุมมากยิ่งขึ้น เช่น การได้ยินเสียงผู้พูดชัดเจนเท่ากันไม่ว่าจะนั่งอยู่ที่ใด ผู้พูดสามารถเห็นหน้าผู้ฟังทุกท่านในขนาดเท่ากันไม่ว่าจะนั่งอยู่ที่ใด” ซามีร์ ซายิด กรรมการผู้จัดการ ภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกและเกาหลี ของ Poly กล่าว
เรื่องที่ควรคำนึงถึง
รูปแบบการทำงานจากทางไกลจะมีการเปลี่ยนแปลงต่อไปอย่างต่อเนื่อง
Poly พบว่าตั้งแต่ก่อนเกิดการระบาดของไวรัสครั้งใหญ่จนถึงปีพ.ศ. 2565 นี้ มีพนักงานใช้รูปแบบและชื่นชอบในการทำงานจากไกลเพิ่มขึ้นถึง 25%
ข้อดีที่สามารถปฏิสัมพันธ์กับพนักงานอื่นจะดึงให้พนักงานกลับมาทำงานที่สำนักงาน
ถึงแม้ว่าองค์กรจะมีอุปสรรคมากมายระหว่างการจัดให้พนักงานกลับมาทำงานที่สำนักงาน แต่การที่พนักงานยอมรับว่าการทำงานในสำนักงานจะให้ประสบการณ์การทำงานที่เชื่อมโยงกับทีมอื่นๆ อย่างราบรื่นคล่องตัวดีกว่า ไม่ว่าจะเป็นได้พบหน้ากัน การประชุมร่วมกัน การช่วยกันทำงาน จึงเป็นองค์ประกอบสำคัญในการดึงให้พนักงานกลับมาที่สำนักงาน
การเชื่อมโยงการทำงานของพนักงานมีผลในการจัดสรรพื้นที่ในสำนักงาน
ก่อนเกิดโรคระบาดนั้น มากกว่า 70% ของพื้นที่ในสำนักงานเป็นการจัดสรรเพื่อโต๊ะทำงานส่วนบุคคลและพื้นที่ของหน่วยงานสนับสนุนธุรกิจ แต่หลังเกิดโรคระบาดนั้นจะเปลี่ยนจากการจัดสรรพื้นที่ทำงานให้แต่ละบุคคล ไปเป็นการใช้พื้นที่ตามบทบาทในการทำงานที่อยู่ห่างไกลจากที่อื่น (Remote-centric role) ซึ่งเป็นพื้นที่ทำงานที่สนับสนุนกิจกรรมต่างๆ ที่สามารถเชื่อมโยงพนักงานในการทำงานร่วมกันได้
“องค์กรต่างๆ กำลังให้ความสนใจใช้กลยุทธ์การทำงานแบบไฮบริดในระยะยาวอย่างจริงจัง ซึ่งรวมถึงแผนการปรับปรุงพื้นที่สำนักงานของตนเองเพื่อให้เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ใหม่ของสำนักงานในฐานะที่เป็นศูนย์กลางของวัฒนธรรมองค์กร ทั้งนี้การวางแผนรองรับการกลับมาทำงานที่สำนักงานของพนักงานเป็นเรื่องเกี่ยวกับการออกแบบประสบการณ์สำหรับโลกแห่งการทำงานแบบผสมผสานใหม่ ที่จะให้ผู้คนมาที่สำนักงานเพื่อสร้างการปฏิสัมพันธ์เชื่อมโยงกับเพื่อนร่วมงาน การทำกิจกรรมต่างๆ ร่วมกัน และในขณะเดียวกันการออกแบบการทำงานแบบไฮบริดก็เพิ่มประสบการณ์ให้สูงสุดให้กับทั้งกลุ่มพนักงานที่ทำงานในสำนักงานและที่ปฏิบัติงานจากที่ห่างไกล” โล ฮี บัน Senior Solution Architect จาก Poly กล่าว
สำหรับท่านผู้อ่านที่ติดตาม ข่าว และ บทความ สำหรับองค์กร สามารถติดตามสิ่งเหล่านี้เพิ่มเติมได้ ที่นี่
Note:
นิยามของการทำงานแบบไฮบริด
คือ รูปแบบการทำงานที่ให้พนักงานทำงานในออฟฟิศสลับกับ Work From Home หรือจากที่ไหนก็ได้ (Remote working) แทนที่การทำงานในออฟฟิศทุกวันเพียงอย่างเดียว และไม่ใช่แค่สถานที่เท่านั้นแต่ยังรวมไปถึงเลือกเวลาทำงานได้เองอีกด้วย ซึ่งรูปแบบ Hybrid working นี้ทำให้พนักงานมีความยืดหยุ่นในการทำงานมากขึ้น ในขณะเดียวกันก็สามารถเข้าออฟฟิศเพื่อไปพบกับทีมงาน หรือใช้ประโยชน์จากอุปกรณ์สำนักงานและพื้นที่ส่วนกลางของออฟฟิศได้เช่นกัน
การผสมผสานระหว่าง 2 รูปแบบการทำงานนี้ทำให้เกิดข้อดีมากมาย ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจที่บริษัทกว่า 63% เลือกใช้ Hybrid working ในการทำงาน โดยเฉพาะบริษัทที่มีการเติบโตสูง รวมถึงมีพนักงานจำนวนไม่น้อยที่ต้องการ Work From Home 3-4 วันต่อสัปดาห์ สลับกับทำงานที่ออฟฟิศในวันที่เหลือ
